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CONSERVACIÓN DE LA COLECCIÓN (1)

El esfuerzo que representa en la biblioteca adquirir y organizar los materiales bibliográficos, debe complementarse con procurar condiciones adecuadas de almacenamiento y de la revisión periódica de los mismos, para asegurar el que puedan durar y resistir el uso, verificando el estado físico en que se encuentran libros y otros materiales, que no falten páginas, que no estén rayados, o, que el empastado esté dañado.

La buena conservación comienza por dar a los fondos mobiliario adecuado, una colocación adecuada en su lugar de exposición, controlar la circulación y asegurar su permanencia en buen estado en la biblioteca.

La conservación implica las siguientes medidas:

	Preservación. Para preservar la colección, además de encuadernar algunos materiales, deben asegurarse el almacenamiento adecuado de la colección, así como las medidas de prevención contra las catástrofes por agentes naturales como el agua o el fuego, o por agentes humanos como el vandalismo.
	Restauración. Esta tarea es remedial y se realizará cuando se detecte material desempastado, con faltantes de páginas o que se dañó la encuadernación original.

Para cumplir con estas medidas, a continuación se presentan algunas recomendaciones para el buen cuidado de los materiales bibliográficos:

a) Colocación del material en estantería

La colocación en estantería debe hacerse en el mobiliario y posición adecuados, es decir, utilizando estantes preferentemente metálicos [ver mobiliario y equipo], que son mas seguros ante el fuego y los agentes biológicos, y colocados de manera vertical; unicamente se colocan horizontalmente los materiales de gran formato como los atlas, libros de arte y los diarios encuadernados.

Las publicaciones periódicas se colocan en un primer momento en estantes exhibidores especiales, semi-inclinadas y de frente, para que los usuarios vean las recientes adquisiciones, pero posteriormente se integran a la estantería en el área hemerográfica, de manera vertical, en cajas revisteras especiales que facilitan su almacenamiento y conservación.

Dependiendo del contenido de la biblioteca, puede ser necesario contar con otro tipo de mobiliario, como archiveros para el archivo vertical, maperos para carteles y mapas, estantes con mayor número de entrepaños para los discos compactos y videos, etc.

También debe cuidarse que la colocación del material se haga holgadamente, dejando vacío un espacio del 25% aproximadamente, para permitir extraer o intercalar los materiales sin maltratarlos, así como integrar las nuevas adquisiciones.

Entre las actividades de instrucción de usuarios que se deben impartir, para que la correcta utilización del material, están las siguientes:

	Fomentar que el usuario y personal bibliotecario realicen la extracción adecuada del material de la estantería, no tomándose de la parte superior del lomo, para evitar que se dañe la encuadernación, sino que se tomen por el centro del lomo.
	Evitar rayar las obras y mutilar las páginas.
	Evitar ensalivar los dedos para pasar las páginas, ya que se propicia la proliferación de hongos y es antihigiénico para el resto de usuarios.

También deberá cuidarse la manera en cómo se realiza la limpieza, ya que la humedad excesiva propicia la proliferación de hongos y el deterioro del papel. El aseo deberá consistir en aspirar la estantería por lo menos una vez cada dos meses, aunque depende de la ubicación de la biblioteca, ya que en ocasiones puede filtrarse mayor cantidad de polvo si la institución educativa se encuentra en un entorno geográfico de mucho polvo, o dependiendo de la estación del año.

La limpieza cotidiana deberá hacerse con paño casi seco, limpiando las charolas de la estantería y la parte superior de los lomos de los materiales.

b) Control de la circulación

Este control se refiere al cuidado permanente que debe tenerse con el orden y conservación del material, dependiendo si se cuenta con estantería abierta, cerrada o mixta.

En la estantería abierta es muy difícil mantener continuamente el orden de los materiales, aunque debe insistirse en la formación de usuarios para que no acomoden ellos mismos el material en la estantería, previéndose esto con la colocación de mesas o carritos para el depósito del material utilizado. También debe insistirse en que únicamente extraigan de la estantería los materiales que utilizarán, pudiéndose establecer una política de no utilizar mas de 3 materiales a la vez.

c) Asegurar la conservación: encuadernación

Esto no es otra cosa que vigilar el estado físico en que se encuentran los materiales para encuadernar los que valgan la pena por su alto valor económico o histórico, y cuyo costo de encuadernación no sea superior al del libro mismo.

Al encuadernar debe cuidarse el aspecto estético, escogiendo colores sobrios y uniformes; la encuadernación debe garantizar la solidez, el uso fácil y agradable del material y su presencia digna en los estantes.

El proceso de encuadernación consiste básicamente en los siguientes pasos:

	Identificación del material a encuadernar y su preparación para entregar al proveedor. El material a encuadernar puede ser nuevo o bien el deteriorado por el uso. Este proceso implica que debe asegurarse el correcto orden de las páginas en los libros que están desempastados y que no falten hojas, en cuyo caso antes deberán fotocopiarse para incluir en el volumen.
	Elaboración de listas y formatos para los proveedores. Deberá prepararse una lista e incluir un formato de información para el encuadernador, donde se le proporcionarán datos esenciales para el proceso de la obra como es la signatura topográfica, información para el lomo, tipo de encuadernación, formato del libro, y otras indicaciones.
	Recepción del material. En esta etapa el bibliotecario revisa que la calidad de la encuadernación sea la solicitada (bien cosido y cortado, color solicitado, etc.), así como que los datos del lomo y signatura topográfica sean correctos. Una vez verificado el trabajo se procede a sellar nuevamente los cantos, ya que al encuadernar éstos se refinan y se pierden los sellos anteriores.
	Trámite de facturas. Una vez revisada la calidad de la encuadernación, se procede a autorizar y tramitar el pago al proveedor, conforme a los pasos que se tenga establecidos cada institución. Se recomienda que la biblioteca conserve una fotocopia de las facturas que tramite, para cualquier aclaración posterior.
	Finalmente, lo que queda es colocar nuevamente el material en estantería y hacer el registro estadístico correspondiente para el informe de actividades que elabora la biblioteca.